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【依頼〜請求まで】デザインワークフローについて一挙解説!


企業担当者がデザイナーにデザインを依頼する時、依頼から請求まではどのような流れになるのでしょうか。デザインの依頼後には一連のワークフローがあり、それを無視してしまうと、業務が円滑に進まなかったりトラブル発生のもととなったりしてしまいます。当社でも業務依頼の方法などについてのご質問をお客様から頂くことがあり、ここでご紹介するフローとは異なり更に効率化されたものにはなっていますが、なんにせよアウトソーシングのご経験がない方にとっては気苦労も多いのではないかと思います。

今回は、デザイナー、あるいは制作会社などにデザインの依頼をかける際の一般的なワークフローについてご紹介していきます。以降は、デザインの依頼先=デザイナーで統一していきますので、適宜当てはまる依頼先に置き換えてお読みください!

ワークフローとは?

ワークフローとは、業務における一連の流れを図などを用いて説明したもののこと、または、体系化された業務の流れそのものを指します。
主な目的は、情報の受け渡しを円滑に行うことです。

ワークフローを用いると、業務の際に発生する手続きや役割などが分かりやすくなります。さらには、各作業の間で出てくる情報を明確にすることが可能になり、業務全体の流れをはっきりとした図にすることで、後々の問題点や現在進んでいる作業の進捗状況が分かるというメリットもあります。

 

デザインにおけるワークフロー

デザインにおけるワークフローの役割も同様です。アウトソーシングにおいて依頼から納品までの工程を円滑にしたいと思ったら、まずはワークフローを考え、共有し、それに基づいて行動していくことで業務を円滑に進めることができるようになります。

それでは、デザイナーにデザインを依頼した場合、どのようなワークフローとなるのでしょうか。ここでは、依頼から清算までの一連の流れをご紹介していきます。

 

依頼・要件定義

まずはデザイナーにデザインの依頼をします。この際、デザイナーは案件の要望内容のヒアリングを行うのが一般的です。そのため企業側は、あらかじめどのような作品をお願いしたいのかを明確化しておく必要があります。他にも会社情報、自社の強み、使用目的など、デザインにおいて必要な情報は全て伝えましょう。

 

デザインコンサルティング(見積もり・工数提出)

依頼内容を伝え終わったら、次に見積もりや完成までのおおよそのスケジュールを決めていきましょう。

企業担当者がデザインをデザイナーに依頼する場合、プロジェクトにかけられる予算はある程度決まっていることでしょう。出し惜しみせず、予算感をデザイナーに伝えます。デザイナーの提案次第で詳細な金額は変化するので、この時点での見積もりは概算です。見積もりが出たら、納品までの大体のスケジュールを決めていきましょう。

 

企画・プラン設計

プロジェクトが走り出したら、詳しいスケジュールや見積もり、企画詳細、課題認識、改善計画の作成、詳細設計の定義を決めていきます。具体的な内容を決めていくので、しっかりとした打ち合わせが必要です。

この部分を曖昧なものにしてしまうと、修正の工数が思っていた以上にかかったり、依頼者と受注者の間の認識の齟齬が広がったりとトラブルのもとになってしまいます。抜け漏れがないようにしていきましょう。

 

デザインの提案

ここからはデザイン構築へと移行していきます。
プラン設計が完了したのち、デザイナー側から企業の要望や見積もりに沿ったデザイン内容の提案が行われます。企画・プラン設計内容にもよりますが、およそ1~2週間ぐらいを目安にデザインの提案をしてもらいましょう。

 

デザイン制作

提案内容に問題がなければ、企業側はデザイナーにそのまま制作してもらうように依頼します。デザイナーは、ここで初めて制作業務へと移行します。

企画内容にもよりますが、製作の過程で進捗状況をデザイナーに確認することも大切です。デザインに誤りがあるとと二度手間になってしまうため、デザイナーとの情報共有は常に行いましょう

 

完成データ作成・送付・修正

制作が完了したら、まずは一度完成データを依頼者に渡して確認します。完成データを送る前に、受注者側も動作確認や最終チェックを行いますが、修正が生じた場合はなるべく修正箇所をまとめて指示し、修正作業に入ります。完成データに問題がなければ、制作物を指定先へ送付してもらいましょう。

 

納品・清算

企業側が指定した場所に作品を送付してもらった後は、検品を行います。ここまでで何回か確認のやり取りをしたり、修正をしたりしていた場合はほぼこの納品で一連の作業は終了です。
最後にデザイナーからの請求書を確認して清算すれば、すべての項目が完了となります。

 

デザインワークフローにおいての注意点

デザイナーにデザインの依頼をする際にワークフローは必須です。ワークフローを作成する際にもいくつかの注意点があるので、順番に説明していきます。

 

依頼の際に情報の整理を行う

依頼する際にヒアリングされるであろう内容をリサーチしておくと、デザイナーとの意思疎通が円滑になります。

依頼する際に業務の優先順位を決めておくことも大切です。優先順位を決めておけば、進捗確認での余分な工数も省け、デザイナーも業務に集中しやすくなります。

 

正しく伝わるデザインを追求する

デザインにデザイナーの主観が入り、企業が指定・イメージした内容と実際に制作されたものの間にズレが生じる場合があります。

企業側は依頼したいデザインを明確にしておき、最初の段階で正しく伝えることが大切です。万が一希望とは異なるデザインが提出された場合は、妥協をせず、改めて手直しの依頼をかけましょう。

 

お互いの意思疎通を図るため連絡はこまめにする

もっとも重要なのが、デザイナーと連絡をこまめに取り合うことです。
制作が進んでいるデザインが依頼内容と違った場合、小まめに連絡を取っていないと、軌道修正をかけたり、どの段階で認識がずれたか確認したりできなくなっていしまいます。

進捗状況を逐一確認し、ミスを製作過程で修正できるよう、依頼者も受注者も連絡はこまめに行うように注意しましょう。

 

デザイン依頼におけるワークフローは必須

デザインの完成度を高めるには、デザイナーと企業側の意思疎通が重要。そのために必ず考えておくべきなのがワークフローです。

ワークフロー内にある項目が1つでも抜けてしまうと、企業側とデザイナー両方に抜け漏れが発生してしまう恐れがあります。依頼をする際には必ず、ワークフローに沿って業務を進めていきましょう。


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