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【コラム】実際のところ、リモートワークってどうなの?


こんにちは!シクロ広報の篠田です♪

4月から有給休暇の年5日の取得が義務化されるなど、働き方改革が進んでいますね。
政府の推進もあり、徐々にリモートワークメインで働くフリーランスの方や会社員、副業をリモートワークで行う方も増えてきているのではないでしょうか?
今日は実際にリモートワークで働く筆者が、現在リモートワークをされている方、リモートワークに興味がある方のためにリモートワークで気をつけるべきポイントや仕事管理ツールをご紹介します!

▼目次

 

リモートワークの現状と課題・不安要素とは?

総務省の平成30年版 情報通信白書 第4章第4節「ICTによる多様な人材の労働参加促進」によると、企業のリモートワーク(テレワーク)導入率は2017年で13.9%と、まだまだ広い業界・職種での導入は進んでいないことがわかります。


出典:総務省

導入が進んでいないのは、企業側で環境整備が進んでいないことが主な理由のようですが、それ以外に上げられる課題・不安要素としては大きく以下の2つのようです。

 

コミュニケーション

相手の様子が見えないので不安
お互いの意図が伝わりにくい

 

セキュリティ

情報漏えいや個人情報流出のリスク
クライアントや社内での理解を得にくい

 

では、これらの課題や不安を解消していくにはどうしたらいいか?
もちろん企業側の環境整備も必要です。
しかし、フリーランス・会社員・副業などすべての人たちの間でリモートワークが当たり前の世の中にするためには、わたしたち働き手もこれらの課題や不安をなくせるような働き方をしていかなければなりません

 

ポイント①リモートワーカーのコミュニケーション対策

まずは1つめのコミュニケーションの課題や不安に関してです。
リモートワークは、基本的にはチャットなどの文字でのコミュニケーションか、音声通話・ビデオ通話を使ったコミュニケーションが主な連絡手段になります。

オフィスで仕事をするのとは違って、自分たちが今どうしているか、なにをやっているかはお互い目には見えません。
実際、ほとんどの人は人に見られていなくてもオフィスにいなくてもきちんと仕事をすることができると思いますが、管理する立場の人は「ちゃんと仕事をしているのか?」「サボったりしていないか?」と、どうしても不安になってしまうことが多いのも事実です。

そこでわたしたち働き手ができるコミュニケーション不安への対策としては、

・定期的に進捗の報告を行う
・業務状況を共有する
・問題やトラブルがおきたらすぐに相談する
・ビデオチャットツールを利用して顔が見えるコミュニケーションのタイミングを定期的につくる

などがあります。

普段仕事をする上で気をつけること(報告・連絡・相談)はもちろん、リモートワークにはプラスアルファのコミュニケーションが必要になります。
不服かもしれませんが、オフィスで仕事をして、対面でコミュニケーションをとることがまだまだ主流なので、周囲の人たちは不安になりがちです。
しかし相手の表情や声色、身振り手振りが加わるだけで、同じ仕事の話でも受け取られ方が全然変わります。
リモートワークをするときは、こまめな連絡やビデオチャット、電話会議を行い一緒に働く人たちに安心してもらうことが大切です。

 

ポイント②セキュリティに対する意識と情報管理

情報漏えいは企業にとっては絶対に避けなければいけないトラブルです。
セキュリティ対策は会社員はもちろん、企業から仕事を受注するフリーランスの人や副業をしている人でも細心の注意を払わなければいけません。

・会社から貸与されたデバイスの管理を怠らない
※カフェやコワーキングスペースなど人が多い場所ではとくに注意が必要
・離席時はPCをロック、のぞき見防止フィルターをつけるなど、
重要な情報が含まれるデバイスは他人に見せない/見られないようにする。

・盗難や紛失の対策としてGPS機能がついた追跡ツールを使う
・セキュリティ保護されていないネットワークの利用は避ける
・フリーWiFIを使用するときはVPNやリモートデスクトップを使用し、追跡や侵入を防ぐ

企業に所属するリモートワーカーの場合、企業側でルールが整備されていることが多いのでそれに従いましょう。
フリーランスの人が仕事を受注するときにはNDA(秘密保持契約)が必須になることが多いです。

出典:経済産業省

経済産業省の秘密情報保護ハンドブックのてびきはNDAの内容や実際にありそうな情報漏えいの事案や対策についてわかりやすく解説しているので、企業と取引があるフリーランサーやリモートワークを考えている企業担当者は一度目を通してみてください。

Web関係の仕事の場合、例えばデザイン関係なら著作権肖像権など業務に関わる基本的な法律の知識をつけておきましょう。

情報漏えいや個人情報流出を防ぐためには、リモートワーカー自身にITリテラシーの高さやコンプライアンス意識が求められます。
所属企業や上司、取引先に迷惑をかけないため、そして何より自分の身を守るためにもセキュリティ知識はしっかり身につけておきましょう。

 

リモートワーカーに便利な管理ツール

リモートワークをしていく上で仕事の自己管理はとても大切になります。
ここからは筆者が使用しているツールも含め、リモートワーカーやフリーランサーが使える仕事管理ツールを紹介します!

 

バーチャルオフィスサービス

バーチャルオフィスは、オフィスで一緒に仕事をしているかのような状態を再現してくれる、リモートワークのコミュニケーション不足を解決してくれるサービスです。法人でなくても、個人でプロジェクトごとにオフィスを設置したり、複数拠点での仕事への活用など今後徐々に普及していく可能性の高いツールでしょう。

ピスケス
株式会社ピスケスが提供する、働く空間としてのオフィスの重要性を意識した「距離のあるところにオフィスを提供する」プロダクトです。

 

ti(ティーアイ)
AI × VRで働き方改革と地方創生を目指す、株式会社ティーアイが提供するバーチャルオフィスサービス。二拠点生活者「デュアラ―」を支援するためVR(仮想空間)上に街を建設しています。

 

クラウド勤怠管理システム

アカシ(AKASHI)
パソコン、iPad、スマートフォン、FeliCaカード、ネットワーク対応ICカードリーダー(PitTouch Pro2、PitTouch Biz)による打刻ができ、その日のスケジュールに合わせてデバイスを選び、オフィスでも、出先からでも打刻を行えます。また、スマートフォンのGPS機能を使うことで、位置情報も記録できます。
最低利用人数がないので、個人で利用したいフリーランサー・個人事業主も利用できるのが嬉しいポイントです。企業向けには、SmartHRなどの他社のHRTechサービスと連携できるので、人事・労務部門のICT推進に一役買ってくれます。

 

コーパス(Corpus)

コーパス(Corpus)はタイムカード機能の他に、有給管理機能、給与計算機能、コスト管理機能、ワークフロー機能が最初から備わっています。このソフトだけで、勤怠の打刻から給与明細の作成まで全て行えます。
こちらのツールは無料で利用できます。
「とりあえずクラウド勤務管理を使ってみたい」
「EXCELで勤務管理するのが手間になってきた」
という人におすすめです。

 

プロジェクト・タスク管理

jooto(ジョートー)
システム開発の担当者や複数案件を同時進行させるデザイナーやエンジニアに人気のプロジェクト管理ツール。
UIがシンプルなので直感的に使いやすく、GoogleカレンダーやSlack、Chatworkとの連携ができたりガントチャートも作成できるのでデザイナーやエンジニア以外にも複数の仕事を受け持つフリーランサーや企業のマネージャーにもおすすめです。

 

Trello(トレロ)
無料タスク管理ツールの決定版とも言えます。筆者はプライベートも仕事もTrelloでまとめてタスク管理しています。
こちらもシンプルで使いやすく、複数のユーザーとタスク共有も可能なので担当者別の細かい進行管理は必要なく、徐々に仕事が増えてきたのでまずは無料版のツールで自分やチームの仕事を可視化して整理したいときにおすすめです。

 

実際にリモートワークをやってみて分かった、向いている人・向いていない人

筆者は今年に入ってからリモートワークを開始し、基本は在宅で仕事をしつつ、週に1回出社するという勤務形態をとっています。
リモートワークをはじめて3ヶ月、やってみてわかったことは『自分には向いているけど、人によって向き不向きがありそう』ということです。

個人的に感じるメリットは、電車での通勤時間がなくなったので、朝起きてすぐに仕事にとりかかれる点です。
オフィスに通っているときも、朝早めに来て誰もいない環境で仕事をする方が効率が良いタイプなので、今の働き方はけっこう自分に向いている気がしています。
ちなみに会社はリモートワーク歓迎で、過去に実施していた実績もあったのでやりやすかったです。

ただ、会社の他のメンバーは家だと誘惑が多くてできない、オフィスのほうが仕事しやすいという声もよく聞くので向いているかどうかは本当に人それぞれだと思います。

・メリハリをつけて仕事をすること
・オフィスで働いている社員とコミュニケーションをしっかりとること
・1ヶ月ごと、1週間ごとのスパンで自分のタスクの整理や振り返りを実施すること

よくリモートワークは『自立自走できること』という条件をよく聞きますがまさにそうだと思います。

反対に、
・人が見ていない場所ではどうしてもだらだらしがち
・会社に通わないと生活にメリハリがつけられない
・時間管理が苦手、つい他の仕事に気を取られてしまう
・一人で仕事をしていると不安になってしまう
・めんどくさいことは後回しにしがち
こんな人はリモートワークは向かないかもしれません。

 

リモートワーク、まずは試してみてほしい

セキュリティ対策やコミュニケーションの不安など、ネックになることは多く世の中の人すべてがリモートワークをするのは難しいのが現状です。

ですが、実際にやってみるとリモートで完結できる仕事は思っているより遥かに多いことに気が付きました。
筆者は今社内の採用・広報などの様々なコーポレート系業務に関わっていますが、どの仕事もすべてリモートで完結しています。

筆者の場合、リモートワークにしたことで、自分の生活スタイルにあった仕事の管理ができるようになり、結果的にオフィスで仕事していたときよりも気持ちに余裕が持てるようになりました。

日本のリモートワーク(テレワーク)を取り巻く状況は今後もどんどん変化していくことでしょう。
もちろん先に述べたように向いている人・向いていない人はいるは思いますが、どんな仕事でも人によって向き不向きがあるのは当たり前です。
まずは試してみないと効果が出るか、生産性が上がるかどうかもわかりません

既にリモートワークをされている方も、これからリモートワークをやってみようという方も、今日紹介した注意点やツールを参考にしてみてください!

 

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